В Excel есть несколько полезных функций, которые позволяют сэкономить время и повысить продуктивность повседневной работы.
Одна из таких полезных (и менее известных) функций в Настраиваемые списки в Excel.
Теперь, прежде чем я перейду к созданию и использованию настраиваемых списков, позвольте мне сначала объяснить, что в этом такого хорошего.
Предположим, вам нужно ввести числа и названия месяцев с января по декабрь в столбец. Как бы ты это сделал? И нет, делать это вручную — не вариант.
Один из самых быстрых способов — поместить январь в ячейку, февраль в соседнюю ячейку, а затем использовать маркер заполнения для перетаскивания и позволить Excel автоматически заполнить остальное. Excel достаточно умен, чтобы понять, что вы хотите заполнить следующий месяц в каждой ячейке, в которую вы перетаскиваете маркер заполнения.
Названия месяцев довольно общие, поэтому они доступны в Excel по умолчанию.
Но что, если у вас есть список названий отделов (или имен сотрудников или названий продуктов), и вы хотите сделать то же самое. Вместо того, чтобы вводить их вручную или копировать и вставлять, вы хотите, чтобы они появлялись волшебным образом, когда вы используете маркер заполнения (точно так же, как названия месяцев).
Вы тоже можете это сделать …
… используя Настраиваемые списки в Excel
В этом уроке я покажу вам, как создавать свои собственные списки в Excel и как использовать их для экономии времени.
Как создавать собственные списки в Excel
По умолчанию в Excel уже есть несколько предварительно загруженных настраиваемых списков, которые можно использовать для экономии времени.
Например, если вы введете «Пн» в одну ячейку «Вт» в соседней ячейке, вы можете использовать дескриптор заполнения для заполнения остальных дней. Если вы расширите выделение, продолжайте перетаскивать, и он повторится и снова даст вам название дня.
Ниже приведены настраиваемые списки, которые уже встроены в Excel. Как видите, это в основном названия дней и месяцев, поскольку они фиксированы и не изменятся.
Теперь предположим, что вы хотите создать список отделов, которые вам часто нужны в Excel, вы можете создать для него собственный список. Таким образом, в следующий раз, когда вам понадобится собрать все названия отделов в одном месте, вам не придется рыться в старых файлах. Все, что вам нужно сделать, это ввести первые два в списке и перетащить.
Ниже приведены шаги по созданию собственного настраиваемого списка в Excel:
- Перейдите на вкладку Файл.
- Щелкните Параметры. Откроется диалоговое окно «Параметры Excel».
- Нажмите на опцию Advanced на левой панели.
- В разделе «Общие» нажмите кнопку «Изменить настраиваемые списки» (возможно, вам придется прокрутить вниз, чтобы перейти к этому параметру).
- В диалоговом окне «Настраиваемые списки» импортируйте список, выбрав диапазон ячеек, содержащих список. Кроме того, вы также можете ввести имя вручную в поле List Entries (через запятую или каждое имя в новой строке)
- Нажмите на Добавить
Как только вы нажмете «Добавить», вы заметите, что ваш список теперь становится частью настраиваемых списков.
Если у вас есть большой список, который вы хотите добавить в Excel, вы также можете использовать параметр «Импорт» в диалоговом окне.
Совет от профессионала: Вы также можете создать именованный диапазон и использовать этот именованный диапазон для создания настраиваемого списка. Для этого введите имя именованного диапазона в поле «Импортировать список из ячеек» и нажмите «ОК». Преимущество этого заключается в том, что вы можете изменить или расширить именованный диапазон, и он будет автоматически настроен как настраиваемый список.
Теперь, когда у вас есть список в бэкэнде Excel, вы можете использовать его так же, как вы используете числа или названия месяцев с автозаполнением (как показано ниже).
Хотя здорово иметь возможность быстро получить эти пользовательские имена в Excel простым перетаскиванием, есть кое-что еще более интересное, что вы можете делать с пользовательскими списками (об этом следующий раздел).
Создайте свои собственные критерии сортировки с помощью настраиваемых списков
[lyte id=’gLSMAbj8MLI’ /]
В настраиваемых списках замечательно то, что вы можете использовать их для создания собственных критериев сортировки. Например, предположим, что у вас есть набор данных, показанный ниже, и вы хотите отсортировать его по параметрам «Высокий», «Средний» и «Низкий».
Вы не можете этого сделать!
Если вы отсортируете в алфавитном порядке, он изменит алфавитный порядок (он даст вам высокий, низкий и средний, а не высокий, средний и низкий).
Вот где действительно сияют индивидуальные списки.
Вы можете создать свой собственный список элементов, а затем использовать их для сортировки данных. Таким образом, вы получите все высокие значения вместе вверху, за которыми следуют средние и низкие значения.
Первый шаг — создать собственный список (высокий, средний, низкий), используя шаги, показанные в предыдущем разделе (‘Как создавать собственные списки в Excel‘).
После того, как вы создали настраиваемый список, вы можете использовать следующие шаги для сортировки на его основе:
- Выберите весь набор данных (включая заголовки)
- Перейдите на вкладку «Данные».
- В группе «Сортировка и фильтр» щелкните значок «Сортировка». Откроется диалоговое окно «Сортировка».
- В диалоговом окне «Сортировка» выберите следующие параметры:
- Сортировать по столбцу: приоритет
- Сортировка: значения ячеек
- Порядок: специальные списки. Когда откроется диалоговое окно, выберите критерии сортировки, которые вы хотите использовать, а затем нажмите OK.
- Нажмите ОК.
Вышеупомянутые шаги мгновенно отсортируют данные, используя список, который вы создали и использовали в качестве критериев при сортировке (высокий, средний, низкий в этом примере).
Обратите внимание, что вам не обязательно сначала создавать настраиваемый список, чтобы использовать его при сортировке. Вы можете использовать описанные выше шаги, а на шаге 4, когда откроется диалоговое окно, вы можете создать список прямо в этом диалоговом окне.
Некоторые примеры использования настраиваемых списков
Ниже приведены некоторые из случаев, когда создание и использование настраиваемых списков может сэкономить ваше время:
- Если у вас есть список, который вам нужно ввести вручную (или скопировать и вставить из другого источника), вы можете создать собственный список и использовать его вместо этого. Например, это могут быть названия отделов в вашей организации, названия продуктов или регионов / стран.
- Если вы учитель, вы можете составить список имен своих учеников. Таким образом, когда вы будете ставить им оценку в следующий раз, вам не нужно будет беспокоиться о том, чтобы ввести имена учащихся вручную или скопировать их с другого листа. Это также снижает вероятность ошибок.
- Когда вам нужно отсортировать данные на основе критериев, которые не встроены в Excel. Как описано в предыдущем разделе, вы можете использовать свои собственные критерии сортировки, создав собственный список в Excel.
