- Что такое Excel AutoFit?
- Как выполнить автоподбор в Excel (настроить строки и столбцы по размеру текста)
- Автоподбор строк и столбцов с помощью двойного щелчка мышью
- Автоподбор строк и столбцов с помощью ленты Excel
- Автоподбор строк и столбцов с помощью сочетания клавиш
- AutoFit не работает (возможные решения)
- Когда есть объединенные ячейки
- Когда вы применили перенос текста
- Альтернативы AutoFit Option в Excel
- Перенести текст
- Уменьшать до размеров
По умолчанию Excel имеет определенную высоту строки и ширину столбца, и когда вы вводите что-либо, занимающее больше места, чем текущий размер, вы увидите, что оно выплескивается (как показано ниже).
В таких случаях вы можете настроить строки и столбцы, чтобы они соответствовали тексту в ячейке (чтобы текст полностью помещался в ячейку).
Это можно сделать с помощью Функция автоподбора в Excel.
В этом уроке я покажу вам, как использовать автозаполнение в Excel несколькими способами. Я также расскажу о некоторых других функциях Excel, которые вы можете использовать при работе с текстовыми данными в Excel.
Что такое Excel AutoFit?
Когда вы вводите что-либо в ячейку в Excel, вы заметите, что оно разливается, когда размер текста / данных превышает размер столбца.
Автоподбор — это функция в Excel, которая позволяет быстро настроить высоту строки или ширину столбца, чтобы полностью уместить текст (чтобы не перетекать на другие ячейки).
Кроме того, AutoFit означает, что вам не нужно вручную указывать ширину столбца или высоту строки (или вручную перетаскивать и настраивать ширину столбца). Это Авто, то есть он сам определит, насколько он должен расширяться / сжиматься, чтобы соответствовать текущему содержимому ячейки.
- Ширина столбца AutoFit: Эта функция автоматически регулирует ширину столбца по размеру текста в ячейке. Вы можете разместить текст сразу в нескольких столбцах (как мы увидим позже в примерах)
- Автоподбор высоты строки: Эта функция автоматически регулирует высоту строки, чтобы она соответствовала тексту в ячейке. Вы можете автоматически заполнить несколько строк одновременно.
В большинстве случаев вы заметите, что Excel автоматически регулирует высоту строки, когда вы вводите более одной строки в одну и ту же ячейку. В таких случаях регулировка высоты строки не требуется.
Но иногда вы можете получить набор данных от кого-то или в виде загрузки, где высота строки уже зафиксирована и требует корректировки. В этом случае вы можете использовать функцию «Автоподбор высоты строки».
Как выполнить автоподбор в Excel (настроить строки и столбцы по размеру текста)
Есть несколько способов автозаполнения в Excel:
- Использование метода двойного щелчка мышью
- Использование параметра «Автоподбор» на ленте
- Использование сочетания клавиш
Все эти методы работают нормально, и вы можете выбрать тот, который лучше всего подходит для вас.
В большинстве случаев я использую метод двойного щелчка мышью, так как считаю его наиболее удобным.
Автоподбор строк и столбцов с помощью двойного щелчка мышью
Предположим, у вас есть набор данных, как показано ниже, где текст перетекает в другой столбец, поскольку ширина столбца меньше.
Вот как можно автоматически подобрать ширину столбца с помощью мыши:
- Наведите курсор на правый край заголовка столбца
- Вы заметите, что курсор изменится на значок двусторонней стрелки.
- Дважды щелкните левой кнопкой мыши (или трекпада).
Вот и все!
Вы увидите, что ширина столбца изменяется автоматически, чтобы настроить все ячейки, чтобы не было переполнения текста в другие ячейки. Обратите внимание, что ширина столбца увеличивается, чтобы настроить ячейку, для которой требуется максимальная ширина.
Вы также можете использовать метод двойного щелчка для одновременной настройки нескольких столбцов.
Предположим, у вас есть набор данных, показанный ниже, где есть два столбца, и в обоих есть текст, который необходимо подобрать автоматически.
Вы можете использовать следующие шаги, чтобы автоматически подобрать ширину столбца с помощью мыши:
- Выберите все столбцы, которые необходимо настроить автоматически. В данном случае это будут столбцы A и B.
- Выделив оба столбца, поместите курсор у правого края заголовка столбца.
- Вы заметите, что курсор изменится на значок двусторонней стрелки.
- Дважды щелкните левой кнопкой мыши (или трекпада).
Как только вы это сделаете, он автоматически подберет оба выбранных столбца (как показано ниже).
Обратите внимание, что для того, чтобы это сработало, вам нужно выбрать все столбцы, а не ячейки на листе.
Хотя я показал вам пример автоматической подгонки текста к столбцам (что чаще всего требуется), то же самое можно сделать и со строками. Вам просто нужно поместить курсор в нижний край выбранной строки и дважды щелкнуть
Автоподбор строк и столбцов с помощью ленты Excel
Еще один быстрый способ автозаполнения ячеек в Excel — использовать параметр на ленте.
Предположим, у вас есть набор данных, показанный ниже, в котором вы хотите автоматически заполнить столбец A.
Ниже приведены шаги для этого:
- Выберите столбец, который нужно автозаполнить
- Перейдите на вкладку «Главная»
- В группе «Ячейки» нажмите на опцию «Формат». В раскрывающемся списке отобразятся дополнительные параметры.
- Нажмите на опцию «Автоподбор ширины столбца».
Вышеупомянутые шаги мгновенно расширили бы столбец для корректировки текста в ячейках.
Вы также можете использовать те же шаги, чтобы автоматически подобрать высоту строки. Для этого вам сначала нужно выбрать строки, которые нужно подогнать автоматически, а затем выбрать опцию «Автоподбор высоты строки».
Автоподбор строк и столбцов с помощью сочетания клавиш
Если вы не являетесь поклонником использования мыши и предпочитаете сочетание клавиш, этот метод для вас.
Ниже приведены сочетания клавиш, которые автоматически заполняют ячейки:
Для автозаполнения ширины столбца:
ALT + H + O + I
Для автозаполнения высоты строки:
ALT + H + O + A
Вот как использовать эти сочетания клавиш:
- Выберите строку / столбец, для которого нужно выполнить автоматическое заполнение.
- Используйте сочетание клавиш последовательно с клавишами. Например, если вы используете ярлык ALT + H + O + I, нажмите клавишу ALT, затем клавишу H и так далее (последовательно).
AutoFit не работает (возможные решения)
Хотя автозаполнение в большинстве случаев работает хорошо, иногда вы можете обнаружить, что эта функция не работает.
Может быть множество причин, по которым он не работает, и во многих случаях он иногда работает, а иногда нет.
Здесь я перечисляю некоторые возможные причины, по которым автозаполнение может не работать в вашем Excel:
Когда есть объединенные ячейки
Иногда Autofit отказывается работать, когда в вашем Excel есть объединенные ячейки. Это известная проблема, если вы используете действительно старые версии Excel (2003 или более ранние версии).
Microsoft даже признала эту проблему здесь. Если это произойдет с вами, единственный обходной путь — вручную установить высоту строки или ширину столбца.
Когда вы применили перенос текста
Когда вы применили перенос текста к ячейке и попытаетесь автоматически подогнать строку, вы можете обнаружить, что в нижней или верхней части строки есть лишние пробелы.
Это не пробелы. Это просто пространство, которое существует без причины. Иногда изменение ширины столбца устраняет эту проблему. И всегда есть возможность вручную изменить размер строки (или щелкните правой кнопкой мыши и используйте параметр высоты строки, чтобы указать значение высоты строки)
Еще одно место, где автоподбор может не работать, — это когда вы применили перенос текста к ячейке и пытаетесь автоматически подогнать столбец. Это связано не столько с неработающим автозапуском, сколько с дизайном. Поскольку вы применили перенос текста, Excel не знает, какую ширину столбца следует использовать при автоматической подгонке.
В конце концов, перенос текста означает, что любой текст будет перенесен таким образом, чтобы он оставался внутри ячейки. В таком случае попытка автоматического заполнения столбца ни к чему не приведет. Однако вы можете настроить ширину столбца вручную.
Альтернативы AutoFit Option в Excel
Хотя автозаполнение — это то, что вам нужно в большинстве случаев, есть и другие варианты, которые могут помочь вам лучше представить ваши данные (особенно в тех случаях, когда автоматическая подгонка не подходит).
Перенести текст
Если у вас есть ячейка с большим количеством текста, автоматическое заполнение столбца расширит его и сделает столбец огромным.
Возможно, это неправильный способ представления ваших данных, и может иметь смысл иметь более крупную строку и более узкий столбец.
Когда вы применяете обтекание текстом к ячейке, содержимое ячейки остается внутри ячейки. Это позволяет вам выбрать, какую ширину столбца вы хотите, а затем вы можете автоматически настроить высоту строки в соответствии с шириной столбца.
Или наоборот…
Отрегулируйте высоту строки так, как хотите, а затем вы можете использовать автоматическую подгонку, чтобы настроить ширину столбца, чтобы убедиться, что текст — это все содержимое ячейки, видимое и внутри ячейки.
Уменьшать до размеров
Другой вариант, который вы можете использовать, — «Сжать по размеру».
В отличие от функции Autofit, которая регулирует ширину столбца или высоту строки, когда вы применяете «Сжать по размеру» к любой ячейке, он просто изменяет шрифт ячейки, чтобы он соответствовал всему, что находится в заданной ширине столбца.
Например, если у вас есть текст в ячейке, и он перетекает в другие ячейки, при применении к этой ячейке параметра «Сжать по размеру» шрифт ячейки будет уменьшен, чтобы соответствовать содержимому ячейки в существующей ширине столбца.
Ниже приведены шаги, чтобы применить к ячейке формат «Сжать до размера»:
- Выделите ячейки, к которым вы хотите применить функцию «Сжать по размеру».
- Удерживая клавишу Ctrl, нажмите клавишу 1 (откроется диалоговое окно Формат ячеек).
- Перейдите на вкладку «Выравнивание».
- В параметрах «Text Ctrl» отметьте опцию «Shrink to Fit».
Обратите внимание, что сжатие в текст не работает для ячеек, к которым применен параметр «Перенос текста».
Вот некоторые из способов использования автозаполнения строк или столбцов в Excel. Я также рассмотрел некоторые возможные причины, по которым автозаполнение может не работать в вашей системе, и некоторые альтернативы ему в Excel.
Надеюсь, вы нашли этот урок полезным!
