Как включить автосохранение в Excel (простое руководство)

Несмотря на то, что Excel постоянно улучшается с каждой новой версией, бывают случаи, когда вы можете обнаружить, что время от времени он даёт сбой (особенно если вы работаете с большим набором данных).

А иногда это может быть фактор за пределами Excel — например, сбой питания или зависание вашей системы из-за проблемы, отличной от Excel.

В таких случаях, чтобы убедиться, что вы не потеряете свои данные, в Excel есть функция автосохранения, которая, как следует из названия, автоматически сохранит вашу работу.

Если автосохранение включено, Excel будет сохранять вашу работу через регулярные промежутки времени, чтобы вы не потеряли много работы (максимум несколько минут работы могут быть потеряны).

В этом уроке показано, как включить автосохранение в Excel, и все важные вещи, которые вам нужно об этом знать.

Автосохранение против автовосстановления

Автосохранение — новая функция в Excel Office 365, в то время как автовосстановление было и в предыдущих версиях.

Автосохранение позволяет сохранять вашу работу в режиме реального времени при хранении файлов Excel в OneDrive или SharePoint.

Напротив, «Сохранение данных автовосстановления» — это опция, которая автоматически сохраняет вашу работу каждые 10 минут (или в любой другой период времени, который вы укажете). Если этот параметр включён, он будет хранить временную копию вашей работы и сохранять её каждые 10 минут.

Если ваша система неожиданно завершит работу, вы всё равно сможете восстановить временно сохранённый файл (с помощью функции автовосстановления).

В этом руководстве рассмотрены обе эти функции.

Включите автосохранение в Excel в диалоговом окне «Параметры»

Вы можете включить автосохранение, а также сохранение данных автовосстановления (т. е. автоматическое сохранение файлов через определённый интервал времени) в Excel в диалоговом окне «Параметры». После этого оно будет включено для всех книг, с которыми вы работаете в этой системе.

Ниже приведены инструкции по включению автосохранения в Excel:

Вышеупомянутые шаги обеспечат автоматическое сохранение вашей работы каждые 10 минут.

Другие полезные опции, которые вы можете использовать:

• Оставить последнюю автоматически восстановленную версию, если я закрою без сохранения: хотя Excel сохраняет вашу работу каждые 10 минут (когда автовосстановление включено), этот параметр гарантирует, что вы не потеряете даже работу между этими 10 минутами (в случае сбоя системы или отключения питания). Если он включён, Excel покажет вам возможность восстановить любые несохранённые файлы / данные.
• Расположение файла автовосстановления: место, куда Excel сохраняет несохранённые файлы. Вы можете изменить это местоположение, если хотите. Если вы не администратор, возможно, вы не сможете это изменить.

Когда автосохранение включено (с файлами, сохранёнными на OneDrive или SharePoint), вы не увидите запроса на сохранение несохранённых изменений при закрытии файла (поскольку эти изменения сохраняются каждые несколько секунд).

Кроме того, если вы добавляете код VBA (макрос) в файл, автосохранение остановится и отобразит запрос на сохранение этого файла в формате с поддержкой макросов (.xlsm).

Автосохранение теперь позволяет пользователям Excel обмениваться файлами и вносить изменения в режиме реального времени. Кроме того, вы можете просмотреть историю версий и вернуться к любой предыдущей версии, если хотите. Когда вы открываете старый файл с помощью истории версий, он будет открыт только для чтения, и вы можете сохранить его под новым именем, если хотите.

Добавление автосохранения на панель быстрого доступа (для Office 365)

Если вы используете OneDrive или SharePoint, вы также можете добавить параметр автосохранения на панель быстрого доступа (доступно только в Office 365).

Это позволяет включить автосохранение (в SharePoint или OneDrive) одним щелчком мыши (это кнопка-переключатель).

Хотя этот параметр часто доступен по умолчанию в подписке Office 365, если у вас его нет, вы можете добавить автосохранение на панель быстрого доступа, выполнив следующие действия:

Проблема с автосохранением («Сохранить как» или «Сохранить копию»)

Когда вы включите автосохранение и сохраните файл в OneDrive или SharePoint, вы заметите, что больше не видите параметр «Сохранить как». Вместо этого вы видите опцию «Сохранить копию».

Когда автосохранение включено и ваша работа сохраняется каждые несколько секунд, будет невозможно внести некоторые изменения и сохранить их как новый файл прежним способом.

Вот почему теперь у вас есть опция «Сохранить копию», которую вы можете использовать для создания копии, а затем внесения изменений.

Если ваших файлов Excel нет в OneDrive или SharePoint, вы всё равно увидите параметр «Сохранить как».

Использование сторонних инструментов, таких как Dropbox или Google Drive

Вы также можете получить параметры истории версий для файлов Excel с такими вариантами хранения, как Dropbox и Google Drive.

Эти инструменты просто проверяют, были ли какие-либо изменения в файле, и сохраняют предыдущую версию. Затем вы можете вернуться к этим версиям, если хотите.

Одним из преимуществ использования этих сторонних инструментов является то, что вы можете легко сотрудничать с людьми, которые не используют OneDrive.

Поскольку Google Drive и Dropbox часто предпочитают OneDrive, это помогает, когда вы работаете с командами / клиентами, которые используют эти сервисы.

Автоматически сохранять файл перед закрытием с помощью VBA

Автосохранение — замечательная функция, которая делает работу с Excel безопаснее, зная, что данные не будут потеряны.

Если у вас нет Office 365 (а значит, у вас нет и функции автосохранения), вам придётся полагаться на функцию автовосстановления Excel.

Другой вариант, который вы можете использовать, — простой код VBA, который гарантирует, что ваш файл будет сохранён, прежде чем вы его закроете. Это гарантирует, что вы не потеряете свою работу из-за того, что закрыли файл перед его сохранением.

Ниже приведены шаги с использованием VBA для сохранения файла перед закрытием книги:

Код для сохранения книги перед закрытием:

Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean)
ThisWorkbook.Save
End Sub

Теперь, когда в книге есть какие-либо изменения и вы закрываете её перед сохранением, сначала запускается этот код (поскольку это событие VBA, которое срабатывает на основе события — в данном случае закрытия книги). Этот код сначала сохранит книгу, а затем закроет её.

Если вы не сохраняли файл раньше, отобразится запрос, в котором вас попросят указать место, куда файл должен быть сохранён.

Если вы не хотите перезаписывать существующий файл, вы также можете изменить код так, чтобы он сохранял файл с отметкой времени. Таким образом, ваша работа не будет потеряна, и вы также сможете вернуться к предыдущей версии.

Ниже приведён код VBA, который сохранит файл с датой и отметкой времени в имени файла:

Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean)
wbname = ThisWorkbook.Name
timestamp = Format(Now, "ddmmmyy-hhmmss")
ThisWorkbook.SaveAs timestamp & wbname
End Sub

Это позволит сохранить новый файл с отметкой времени в имени в том же месте, где был сохранён старый файл. Если вы хотите, чтобы файл сохранялся в определённой папке, вы можете указать это место в коде.

Это всё, что вам следует знать о включении автосохранения в Excel и его эффективном использовании. И если вы не используете Office 365 и, следовательно, у вас нет автосохранения, вы всё равно можете настроить параметры автовосстановления и восстановить любые несохранённые файлы. Кроме того, можно использовать код VBA, чтобы файлы автоматически сохранялись в виде копии при закрытии.

Надеюсь, вы нашли этот урок полезным!