Несмотря на то, что Excel постоянно улучшается с каждой новой версией, бывают случаи, когда вы можете обнаружить, что время от времени он дает сбой (особенно если вы работаете с большим набором данных).

А иногда это может быть фактор за пределами Excel — например, сбой питания или зависание вашей системы из-за проблемы, отличной от Excel.

В таких случаях, чтобы убедиться, что вы не потеряете свои данные, в Excel есть функция автосохранения, которая, как следует из названия, автоматически сохранит вашу работу.

Если автосохранение включено, Excel будет сохранять вашу работу через равные промежутки времени, что гарантирует, что вы не потеряете много своей работы (максимум несколько минут работы могут быть потеряны).

В этом уроке я покажу вам, как включить автосохранение в Excel, и все важные вещи, которые вам нужно знать об этом.

Примечание. Автосохранение — это новая функция в Office365, которая позволяет сохранять файлы в реальном времени в OneDrive или SharePoint. Если вы используете предыдущие версии (Excel 2010/2013/2016/2019), у вас есть функция «Сохранить данные автосохранения», которая работает не в реальном времени, а сохраняет вашу работу через определенные промежутки времени.

Автосохранение против автовосстановления

Автосохранение — это новая функция в Excel Office 365 , в то время как автовосстановление было и в предыдущих версиях.

Автосохранение позволяет сохранять вашу работу в режиме реального времени при сохранении файлов Excel в OneDrive или SharePoint.

Напротив, «Автовосстановление» — это опция, которая автоматически сохраняет вашу работу каждые 10 минут (или в любой другой период времени, который вы укажете). Если этот параметр включен, он будет хранить временную копию вашей работы и сохранять ее каждые 10 минут.

Если ваша система неожиданно завершит работу, вы все равно сможете восстановить временно сохраненный файл (с помощью функции автоматического восстановления).

В этом руководстве я рассмотрю обе эти функции.

Включите автосохранение в Excel в диалоговом окне «Параметры».

Вы можете включить автосохранение, а также сохранить информацию для автоматического восстановления (т. Е. Автоматически сохранять файлы через определенный интервал времени) в Excel в диалоговом окне «Параметры». После этого он будет включен для всех книг, с которыми вы работаете в этой системе.

Помните, что автосохранение доступно только пользователям Office365. Если у вас нет O365, вы можете использовать только автовосстановление.

Ниже приведены инструкции по включению автосохранения в Excel:

  • Перейдите на вкладку Файл.
  • Нажмите на Параметры
  • В диалоговом окне «Параметры Excel» щелкните слева параметр «Сохранить».
  • Установите флажок «Сохранять информацию автосохранения каждые». По умолчанию это значение составляет 10 минут, но вы можете выбрать меньшее или большее значение, если хотите.
  • Установите флажок «Автосохранение файлов OneDrive и SharePoint Online по умолчанию в Excel». Этот вариант работает только для Office 365 и сохраняет вашу работу в режиме реального времени (каждые несколько секунд).
  • Нажмите ОК

Вышеупомянутые шаги обеспечат автоматическое сохранение вашей работы через каждые 10 минут.

Обратите внимание, что для работы функции «Автосохранение файлов OneDrive и SharePoint Online по умолчанию в Excel» файлы должны быть в формате последней версии (например, XLSX, а не XLS).

Другие полезные опции, которые вы можете использовать:

  • Сохраните последнюю версию с автоматическим восстановлением, если я закрою без сохранения : хотя Excel сохраняет вашу работу каждые 10 минут (когда автосохранение включено), включение этой опции гарантирует, что вы не потеряете даже работу в промежутке между этими 10 минутами (если, например, произошел сбой питания). Если этот параметр включен, Excel покажет вам возможность автоматического восстановления любых несохраненных файлов / данных.
  • Расположение файла автовосстановления : это место, где Excel сохраняет несохраненные файлы. Вы можете изменить это местоположение, если хотите. Если вы не администратор, возможно, вы не сможете это изменить.

Когда автосохранение включено (с файлами, сохраненными на Onedrive или SharePoint), вы не увидите запроса на сохранение несохраненных изменений при закрытии файла (поскольку эти изменения сохраняются каждые несколько секунд).

Кроме того, если вы добавляете код VB (макрос) в файл, автосохранение остановится и покажет вам запрос на сохранение этого файла как fike с поддержкой макросов (формат .xlsm).

Автосохранение теперь позволяет пользователям Excel обмениваться файлами и вносить изменения в режиме реального времени. Кроме того, вы можете просмотреть историю версий и вернуться к любой предыдущей версии, если хотите. Когда вы открываете старый файл с помощью истории версий, он будет открыт только для чтения, и вы можете сохранить его под новым именем, если хотите.

Добавление автосохранения в QAT (для Office 365)

Если вы используете OneDrive или SharePoint, вы также можете добавить параметр автосохранения на панель быстрого доступа (доступно только в Office 365).

Это позволяет включить автосохранение (в SharePoint или OneDrive) одним щелчком мыши (это кнопка переключения).

Хотя я обнаружил, что он доступен по умолчанию в моей подписке на Office365, если у вас его нет, вы можете добавить автосохранение на панель быстрого доступа, выполнив следующие действия:

  • Щелкните значок Настроить панель быстрого доступа.
  • Нажмите на опцию «Автоматическое сохранение».

Если вы не видите параметр «Автоматически сохранять» в раскрывающемся списке, нажмите «Дополнительные команды» и используйте диалоговое окно «Параметры Excel», чтобы добавить параметр «Автосохранение» в QAT.

Проблема с автосохранением («Сохранить как» или «Сохранить копию»)

Когда вы включите автосохранение и сохраните файл в OneDrive или SharePoint, вы заметите, что больше не видите параметр «Сохранить как». Вместо этого вы видите опцию «Сохранить копию».

Когда автосохранение включено и ваша работа сохраняется каждые несколько секунд, невозможно будет внести некоторые изменения и сохранить ее как новый файл.

Например, если вы начнете со старым файлом, поработаете над ним 20 минут и сохраните копию, у вас будет старый файл, а также новый файл с 20-минутной последней работой. Но это невозможно с включенным автосохранением, при котором ваша работа сохраняется каждые несколько секунд.

Вот почему теперь у вас есть опция « Сохранить копию », которую вы можете использовать для создания копии, а затем внесения изменений.

Если ваших файлов Excel нет в OneDrive или SharePoint, вы все равно увидите параметр «Сохранить как».

Использование сторонних инструментов, таких как DropBox или Google Drive

Вы также можете получить параметры истории версий для файлов Excel с такими вариантами хранения, как Dropbox и Google Drive. Эти инструменты просто проверяют, были ли какие-либо изменения в файле, и сохраняют предыдущую версию. Затем вы можете вернуться к этим версиям, если хотите.

Одним из преимуществ использования этих сторонних инструментов является то, что вы можете легко сотрудничать с людьми, которые не используют OneDrive.

Поскольку Google Drive и Dropbox обычно предпочитают OneDrive, это помогает, когда вы работаете с командами / клиентами, которые используют эти параметры.

Единственное предостережение — убедитесь, что вы не храните конфиденциальные данные в этих облачных хранилищах.

Автоматически сохранять файл перед закрытием с помощью VBA

Автосохранение — замечательная функция, которая упрощает работу с Excel, зная, что данные не будут потеряны.

Если у вас нет Office 365 (что означает, что у вас также нет функции автосохранения), вам придется полагаться на функцию автоматического восстановления Excel.

Другой вариант, который вы можете использовать, — это наличие простого кода VBA, который гарантирует, что ваш файл будет сохранен, прежде чем вы его закроете. Это гарантирует, что вы не потеряете свою работу, потому что вы закрыли файл перед его сохранением.

Примечание. Это имеет смысл только в том случае, если вы не используете Office 365 с OneDrive или SharePoint. Если да, вы всегда можете вернуться к предыдущим версиям, и ваши файлы в любом случае сохранятся автоматически.

Ниже приведены шаги с использованием VBA для сохранения файла перед закрытием книги:

  • Откройте книгу, в которой вы хотите разрешить сохранение этого кода VBA перед закрытием.
  • Удерживая клавишу ALT, нажмите клавишу F11 (или Command + Option + F11 в Mac). Откроется редактор VB.
  • Дважды щелкните объект ThisWorkbook (для файла, в который вы хотите добавить этот код) в Project Explorer.
  • Скопируйте и вставьте приведенный ниже код в окно кода ThisWorkbook:
  • Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean)
    ThisWorkbook.Save
    End Sub
  • Закройте редактор VB

Теперь, когда в книге есть какие-либо изменения и вы закрываете ее перед сохранением, она сначала запускает этот код (поскольку это событие VBA, которое запускается на основе события, которое в данном случае является закрытием книги). Этот код сначала сохранит книгу, а затем закроет ее.

Если вы не сохранили файл раньше, отобразится запрос, в котором вас попросят указать место, где файл должен быть сохранен.

Если вы не хотите перезаписывать существующий файл, вы также можете изменить код, чтобы он сохранял файл с отметкой времени. Таким образом, ваша работа не будет потеряна, и вы также сможете вернуться к предыдущей версии.

Ниже приведен код VBA, который сохранит файл с датой и отметкой времени в имени файла:

Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean)
wbname = ThisWorkbook.Name
timestamp = Format(Now, "ddmmmyyy-hhmmss")
ThisWorkbook.SaveAs timestamp & wbname
End Sub

Это позволит сохранить новый файл с отметкой времени в имени в том же месте, где был сохранен старый файл. Если вы хотите, чтобы файл был сохранен в определенной папке, вы можете указать это место в коде.

Это все, что вам следует знать о включении автосохранения в Excel и его эффективном использовании. И если вы не используете Office 365 и, следовательно, не имеете автосохранения, вы все равно можете настроить параметры автосохранения и восстановить любые несохраненные файлы. Кроме того, можно использовать код VBA, чтобы файлы автоматически сохранялись в виде копии при ее закрытии.

Надеюсь, вы нашли этот урок полезным!

Как включить автосохранение в Excel (простое руководство)