- Скопировать и вставить таблицу Excel как обычный текст в MS Word
- Вставить таблицу Excel в Word (как связанный объект)
- Вставить таблицу Excel в Word
- Копировать таблицу Excel как Satic Image
- Вставка скопированной таблицы как статического изображения в Word
- Вставка скопированной таблицы как связанного изображения в Word
При работе с данными в Excel часто возникает необходимость скопировать некоторые таблицы из Excel в документ MS Word.
Хотя в Excel нет встроенной опции для преобразования всего файла Excel в Word, вы можете легко скопировать и вставить данные из документа Excel в Word.
В этом уроке я покажу вам несколько способов копировать данные из листа Excel в документ Word.
Скопировать и вставить таблицу Excel как обычный текст в MS Word
Если все, что вам нужно, это скопировать и вставить таблицу из Excel в Word, вы можете сделать это с помощью простой копии и вставки.
Это позволяет вам получить статическую таблицу в Word, где вы можете отформатировать ее (и изменить ее, если хотите).
Обратной стороной этого метода является то, что в случае, если в данных есть какие-либо формулы, это не сработает. А поскольку это статическая таблица, любые изменения, внесенные в Excel, не будут отражены в таблице, которую вы скопировали в Word.
Но в большинстве случаев это именно то, что вам нужно.
Посмотрим, как это сделать.
Предположим, у вас есть набор данных, показанный ниже, и вы хотите скопировать эти данные из Excel и вставить их в Word.
Ниже приведены шаги для этого:
- Выберите данные в Excel, которые вы хотите скопировать в Word
- Щелкните правой кнопкой мыши, а затем нажмите Копировать (или используйте сочетание клавиш Ctrl + C в Windows или Command + C в Mac).
- Откройте документ Word, в который вы хотите вставить эти данные.
- Поместите курсор туда, где вы хотите, чтобы эти данные в документе Word
- Перейдите на вкладку «Главная» в Word и нажмите «Вставить» (или используйте сочетание клавиш Ctrl + V).
Вышеупомянутые шаги скопируют данные из Excel и вставят их как статическую таблицу в документ Word.
Если у вас есть таблица в Word, вы можете отформатировать ее и работать с ней, как с любой другой таблицей, которую вы вставляете в Word.
При использовании этого метода следует отметить несколько моментов:
- Если в таблице Excel есть формулы, они не копируются. В моем примере у меня есть формулы в строке Итого, но при копировании в Word это статические значения. Если вы внесете какие-либо изменения в какие-либо данные, вам также придется вручную настроить значения формулы.
- Если вы не хотите копировать форматирование из Excel и предпочитаете использовать форматирование документа Word, вы можете использовать параметр «Использовать стиль назначения». Он появляется, когда вы нажимаете значок «Параметры вставки» после того, как вставили таблицу в Word.
Вставить таблицу Excel в Word (как связанный объект)
В описанном выше методе мы скопировали данные из Excel и вставили их в виде статической таблицы в Word.
Другой вариант, который вы можете использовать, — скопировать и вставить таблицу в документ Word, сохранив связь между двумя таблицами.
Таким образом, если вы внесете какие-либо изменения в скопированную таблицу Excel, вы увидите, что они отражаются в реальном времени и в таблице Word.
Это очень полезно, когда есть вероятность, что вам, возможно, придется обновить данные в Excel, а также их необходимо будет обновить в Word. Имея связанную таблицу, вам нужно только внести изменения в данные Excel, и они автоматически отразятся в таблице, которую вы скопировали в Word.
Позвольте мне показать вам, как это работает.
Предположим, у вас есть таблица, показанная ниже, и вы хотите скопировать ее из Excel в MS Word и сохранить ссылку.
Ниже приведены шаги для этого:
- Выберите данные в Excel, которые вы хотите скопировать в Word
- Щелкните правой кнопкой мыши, а затем нажмите Копировать (или используйте сочетание клавиш Ctrl + C).
- Откройте документ Word, в который вы хотите вставить эти данные.
- Поместите курсор туда, где вы хотите, чтобы эти данные в документе Word
- Перейдите на вкладку «Главная» в Word и щелкните раскрывающееся меню «Вставить» (щелкните небольшую перевернутую стрелку под значком «Специальная вставка»).
- В появившихся параметрах нажмите Специальная вставка.
- В диалоговом окне «Специальная вставка» выберите параметр «Вставить ссылку».
- Выберите объект листа Microsoft Excel из перечисленных вариантов.
- Нажмите ОК.
Приведенные выше шаги позволят вставить скопированную таблицу в Word, где она по-прежнему связана с исходной таблицей в Excel.
Теперь, если вы пойдете и внесете какие-либо изменения в таблицу в Excel, вы увидите, что то же самое отражается в таблице в Word (в реальном времени).
Если по какой-то причине ваши данные не обновляются в реальном времени, щелкните правой кнопкой мыши таблицу и выберите опцию «Обновить ссылку».
Вот что вам нужно знать об этом методе:
- Поскольку два файла связаны друг с другом, вам придется хранить их вместе. Если вы отправляете кому-то файл Word, вам также придется отправить им файл Excel, иначе ссылка будет разорвана, и данные в Word не обновятся.
- Каждый раз, когда файл Word открывается, он проверяет наличие обновлений в таблице Excel. Это работает, даже если файл Excel закрыт.
Этот метод лучше всего подходит для ситуаций, когда у вас есть большой файл Excel с большим количеством вычислений / данных / информационных панелей. Используя этот метод, вы можете скопировать только небольшую часть файла Excel, сохранив при этом возможность обновлять таблицу при изменении значений в Excel.
Вставить таблицу Excel в Word
Это действительно полезная функция, которую предлагает MS Word. Он позволяет встраивать документ Excel как часть документа Word.
В описанном выше методе я показал вам, как хранить файлы Excel и Word вместе и связывать их.
В этом разделе я покажу вам, как встроить файл Excel в документ Word, чтобы вам не приходилось хранить оба файла (а только файл Word).
С точки зрения непрофессионала, это как если бы вы могли открывать лист Excel и работать с ним из документа Word.
Позвольте мне показать вам, что я имею в виду.
Предположим, у вас есть таблица в Excel, как показано ниже, которую вы хотите скопировать в Word.
Ниже приведены шаги, чтобы вставить это как встроенный объект Excel в Word:
- Выберите данные в Excel, которые вы хотите скопировать в Word
- Щелкните правой кнопкой мыши, а затем нажмите Копировать (или используйте сочетание клавиш Ctrl + C).
- Откройте документ Word, в который вы хотите вставить эти данные.
- Поместите курсор туда, где вы хотите, чтобы эти данные в документе Word
- Перейдите на вкладку «Главная» в Word и щелкните раскрывающееся меню «Вставить» (щелкните небольшую перевернутую стрелку под значком «Специальная вставка»).
- В появившихся параметрах нажмите Специальная вставка.
- В диалоговом окне «Специальная вставка» убедитесь, что выбран параметр «Вставить».
- Выберите объект листа Microsoft Excel из перечисленных вариантов.
- Нажмите ОК.
Вышеупомянутые шаги вставят скопированные данные из Excel в MS Word.
Но что на самом деле происходит в бэкэнде в MS Word, так это то, что он создает новый файл Excel (который является частью самого документа Word) и показывает вам таблицу из этого файла.
Если вы дважды щелкните таблицу, вы заметите, что она открывает файл Excel (из документа Word). Вы можете увидеть знакомый интерфейс Excel, все еще находясь в документе Word.
Вы можете вносить любые изменения, а также использовать такие функции, как условное форматирование, и это будет отражено в таблице. Кроме того, любые формулы, которые у вас есть, будут продолжать работать.
Самым большим преимуществом этого метода является то, что вам не нужно беспокоиться о двух отдельных файлах. В отличие от предыдущего метода, в этом методе файл Excel является частью документа Word.
Таким образом, если вы сохраните файл Word или поделитесь им с кем-то другим, файл Excel останется с ним, а данные останутся нетронутыми.
С другой стороны, если вы используете несколько таких таблиц или если данные большие, это приведет к тяжелому документу Word (поскольку он также должен выдерживать вес встроенного файла Excel).
Копировать таблицу Excel как Satic Image
Если вы готовите отчет и все, что вам нужно, это действительно простой способ показать какую-либо таблицу (без необходимости изменять данные), вы можете вставить эти данные в виде изображения.
Сделать это очень просто, и изображениями также легче управлять в Word (например, размещать и изменять размер).
При копировании изображений у вас также есть возможность связать изображение с таблицей в Excel. Таким образом, если вы внесете какие-либо изменения в таблицу Excel, это отразится на изображении таблицы в Word.
Вставка скопированной таблицы как статического изображения в Word
Предположим, у вас есть таблица в Excel, как показано ниже:
Ниже приведены шаги, чтобы скопировать эту таблицу и вставить ее как изображение в MS Word:
- Выберите данные в Excel, которые вы хотите скопировать в Word
- Щелкните правой кнопкой мыши, а затем нажмите Копировать (или используйте сочетание клавиш Ctrl + C).
- Откройте документ Word, в который вы хотите вставить эти данные.
- Поместите курсор туда, где вы хотите, чтобы эти данные в документе Word
- Перейдите на вкладку «Главная» в Word и щелкните раскрывающееся меню «Вставить» (щелкните небольшую перевернутую стрелку под значком «Специальная вставка»).
- В появившихся параметрах нажмите Специальная вставка.
- В диалоговом окне «Специальная вставка» убедитесь, что выбран параметр «Вставить».
- Выберите «Изображение» из перечисленных вариантов.
- Нажмите ОК.
Вышеупомянутые шаги позволят вставить изображение таблицы в документ Word.
Это похоже на любое другое изображение, и вы можете изменять его размер и форматировать.
Вставка скопированной таблицы как связанного изображения в Word
Если вам нравится гибкость управления изображениями в Word, но вы по-прежнему хотите, чтобы таблица была связана с исходным файлом Excel, вы также можете сделать это.
Предположим, у вас есть таблица в Excel, как показано ниже:
Ниже приведены шаги, чтобы скопировать эту таблицу и вставить ее как связанное изображение в MS Word:
- Выберите таблицу в Excel
- Щелкните правой кнопкой мыши, а затем нажмите Копировать (или используйте сочетание клавиш Ctrl + C).
- Откройте документ Word, в который вы хотите вставить эти данные.
- Поместите курсор туда, где вы хотите, чтобы эти данные в документе Word
- Перейдите на вкладку «Главная» в Word и нажмите «Специальная вставка».
- В диалоговом окне «Специальная вставка» выберите параметр «Вставить ссылку».
- Выберите «Изображение» из перечисленных вариантов.
- Нажмите ОК.
Вышеупомянутые шаги снова дадут вам изображение, которое вы можете легко изменить размер и формат.
Но поскольку это связано с исходной таблицей в Excel, если вы внесете какие-либо изменения в исходную таблицу, они также будут отражены в изображении.
Кроме того, помните, что, поскольку это изображение связано с исходными данными, если вы планируете поделиться этим документом Word с кем-то другим, вы также должны предоставить общий доступ к файлу Excel (в случае, если вы хотите, чтобы ссылка оставалась как есть).
Если файл Excel недоступен или имя изменено, изображение будет таким же, как и любое другое обычное изображение.
Вот некоторые из способов, которыми вы можете скопировать таблицу для Excel и вставить ее в Word. В большинстве случаев я предпочитаю копировать и вставлять таблицы Excel в виде изображений, так как ими легче управлять. В некоторых случаях я также предпочитаю метод встраивания, который позволяет мне открывать файл Excel из самого Word.
Надеюсь, вы нашли этот урок полезным!