При работе с данными в Excel часто возникает необходимость скопировать некоторые таблицы из Excel в документ MS Word. Хотя в Excel нет встроенной опции для преобразования всего файла Excel в Word, вы можете легко скопировать и вставить данные из документа Excel в Word.

В этом руководстве я покажу вам несколько способов копирования данных из листа Excel в документ Word .

Скопировать и вставить таблицу Excel как обычный текст в MS Word

Если все, что вам нужно, это скопировать и вставить таблицу из Excel в Word, вы можете сделать это с помощью простой копии и вставки.

Это позволяет вам получить статическую таблицу в Word, где вы можете отформатировать ее (и изменить ее, если хотите).

Обратной стороной этого метода является то, что если в данных есть какие-либо формулы, это не сработает. А поскольку это статическая таблица, любые изменения, внесенные в Excel, не будут отражены в таблице, которую вы скопировали в Word.

Но в большинстве случаев это именно то, что вам нужно.

Посмотрим, как это сделать.

Предположим, у вас есть набор данных, показанный ниже, и вы хотите скопировать эти данные из Excel и вставить их в Word.

Ниже приведены шаги для этого:

  • Выберите данные в Excel, которые вы хотите скопировать в Word
  • Щелкните правой кнопкой мыши, а затем нажмите Копировать (или используйте сочетание клавиш Control + C в Windows или Command + C в Mac).

  • Откройте документ Word, в который вы хотите вставить эти данные.
  • Поместите курсор туда, где вы хотите, чтобы эти данные в документе Word
  • Перейдите на вкладку «Главная» в Word и нажмите «Вставить» (или используйте сочетание клавиш Control + V).

Вышеупомянутые шаги скопируют данные из Excel и вставят их как статическую таблицу в документ Word.

Если у вас есть таблица в Word, вы можете отформатировать ее и работать с ней, как с любой другой таблицей, которую вы вставляете в Word.

При использовании этого метода следует отметить несколько моментов:

  • Если в таблице Excel есть формулы, они не будут скопированы. В моем примере у меня есть формулы в строке Итого, но при копировании в Word это статические значения. Если вы внесете какие-либо изменения в какие-либо данные, вам также придется вручную настроить значения формулы.
  • Если вы не хотите копировать форматирование из Excel и предпочитаете использовать форматирование документа Word, вы можете использовать параметр «Использовать стиль назначения». Он появляется, когда вы нажимаете значок «Параметры вставки» после того, как вставили таблицу в Word.

Вставить таблицу Excel в Word (как связанный объект)

В описанном выше методе мы скопировали данные из Excel и вставили их в виде статической таблицы в Word.

Другой вариант, который вы можете использовать, — скопировать и вставить таблицу в документ Word, сохранив связь между двумя таблицами.

Таким образом, если вы внесете какие-либо изменения в скопированную таблицу Excel, вы увидите, что они отражаются в реальном времени и в таблице Word.

Это очень полезно, когда есть вероятность, что вам, возможно, придется обновить данные в Excel, а также их необходимо будет обновить в Word. Имея связанную таблицу, вам нужно только внести изменения в данные Excel, и они автоматически отразятся в таблице, которую вы скопировали в Word.

Позвольте мне показать вам, как это работает.

Предположим, у вас есть таблица, показанная ниже, и вы хотите скопировать ее из Excel в MS Word и сохранить ссылку.

Ниже приведены шаги для этого:

  • Выберите данные в Excel, которые вы хотите скопировать в Word
  • Щелкните правой кнопкой мыши, а затем нажмите Копировать (или используйте сочетание клавиш Control + C).
  • Откройте документ Word, в который вы хотите вставить эти данные.
  • Поместите курсор туда, где вы хотите, чтобы эти данные в документе Word
  • Перейдите на вкладку «Главная» в Word и щелкните раскрывающееся меню «Вставить» (щелкните небольшую перевернутую стрелку под значком «Специальная вставка»).

  • В появившихся параметрах нажмите Специальная вставка.

  • В диалоговом окне «Специальная вставка» выберите параметр «Вставить ссылку».

  • Выберите объект листа Microsoft Excel из перечисленных вариантов.

  • Нажмите ОК.

Вышеупомянутые шаги вставят скопированную таблицу в Word, где она все еще связана с исходной таблицей в Excel.

Теперь, если вы пойдете и внесете какие-либо изменения в таблицу в Excel, вы увидите, что то же самое отражается в таблице в Word (в реальном времени).

Если по какой-то причине ваши данные не обновляются в реальном времени, щелкните таблицу правой кнопкой мыши и выберите параметр «Обновить ссылку».

Вот что вам нужно знать об этом методе:

  • Поскольку два файла связаны друг с другом, вам придется хранить их вместе. Если вы отправляете кому-то файл Word, вам также придется отправить им файл Excel, иначе ссылка будет разорвана, и данные в Word не обновятся.
  • Каждый раз, когда файл Word открывается, он проверяет наличие обновлений в таблице Excel. Это работает, даже если файл Excel закрыт.

Этот метод лучше всего подходит для ситуаций, когда у вас есть большой файл Excel с большим количеством вычислений / данных / информационных панелей. Используя этот метод, вы можете скопировать только небольшую часть файла Excel, сохранив при этом возможность обновлять таблицу при изменении значений в Excel.

Вставить таблицу Excel в Word

Это действительно полезная функция, которую предлагает MS Word. Он позволяет встраивать документ Excel как часть документа Word. В описанном выше методе я показал вам, как хранить файлы Excel и Word вместе и связывать их.

В этом разделе я покажу вам, как встроить файл Excel в документ Word, чтобы вам не пришлось хранить оба файла (а только файл Word).

С точки зрения непрофессионала, это как если бы вы могли открывать лист Excel и работать с ним из документа Word.

Позвольте мне показать вам, что я имею в виду.

Предположим, у вас есть таблица в Excel, как показано ниже, которую вы хотите скопировать в Word.

Ниже приведены шаги, чтобы вставить это как встроенный объект Excel в Word:

  • Выберите данные в Excel, которые вы хотите скопировать в Word
  • Щелкните правой кнопкой мыши, а затем нажмите Копировать (или используйте сочетание клавиш Control + C).
  • Откройте документ Word, в который вы хотите вставить эти данные.
  • Поместите курсор туда, где вы хотите, чтобы эти данные в документе Word
  • Перейдите на вкладку «Главная» в Word и щелкните раскрывающееся меню «Вставить» (щелкните небольшую перевернутую стрелку под значком «Специальная вставка»).

  • В появившихся параметрах нажмите Специальная вставка.

  • Убедитесь, что в диалоговом окне «Специальная вставка» выбран параметр «Вставить».

  • Выберите объект листа Microsoft Excel из перечисленных вариантов.

  • Нажмите ОК.

Вышеупомянутые шаги вставят скопированные данные из Excel в MS Word.

Но что на самом деле происходит в бэкэнде в MS Word, так это то, что он создает новый файл Excel (который является частью самого документа Word) и показывает вам таблицу из этого файла.

Если вы дважды щелкните таблицу, вы заметите, что она открывает файл Excel (из документа Word). Вы можете увидеть знакомый интерфейс Excel, все еще находясь в документе Word.

Вы можете вносить любые изменения, а также использовать такие функции, как условное форматирование, и это будет отражено в таблице. Кроме того, любые формулы, которые у вас есть, будут продолжать работать.

Самым большим преимуществом использования этого метода является то, что вам не нужно беспокоиться о двух отдельных файлах. В отличие от предыдущего метода, в этом методе файл Excel является частью документа Word.

Таким образом, если вы сохраните файл Word или поделитесь им с кем-то другим, файл Excel останется с ним, а данные останутся нетронутыми.

С другой стороны, если вы используете несколько таких таблиц или если данные большие, это приведет к тяжелому документу Word (поскольку он также должен выдерживать вес встроенного файла Excel).

Копировать таблицу Excel как статическое изображение

Если вы готовите отчет и все, что вам нужно, это действительно простой способ показать какую-либо таблицу (без необходимости изменять данные), вы можете вставить эти данные как изображение.

Сделать это очень просто, и изображениями также легче управлять в Word (например, размещать и изменять размер).

При копировании изображений у вас также есть возможность связать изображение с таблицей в Excel. Таким образом, если вы внесете какие-либо изменения в таблицу Excel, это отразится на изображении таблицы в Word.

Вставка скопированной таблицы как статического изображения в Word

Предположим, у вас есть таблица в Excel, как показано ниже:

Ниже приведены шаги, чтобы скопировать эту таблицу и вставить ее как изображение в MS Word:

  • Выберите данные в Excel, которые вы хотите скопировать в Word
  • Щелкните правой кнопкой мыши, а затем нажмите Копировать (или используйте сочетание клавиш Control + C).
  • Откройте документ Word, в который вы хотите вставить эти данные.
  • Поместите курсор туда, где вы хотите, чтобы эти данные в документе Word
  • Перейдите на вкладку «Главная» в Word и щелкните раскрывающееся меню «Вставить» (щелкните небольшую перевернутую стрелку под значком «Специальная вставка»).
  • В появившихся параметрах нажмите Специальная вставка.

  • Убедитесь, что в диалоговом окне «Специальная вставка» выбран параметр «Вставить».

  • Выберите «Изображение» из перечисленных вариантов.

  • Нажмите ОК.

Вышеупомянутые шаги позволят вставить изображение таблицы в документ Word.

Это похоже на любое другое изображение, и вы можете изменять его размер и форматировать.

Вставка скопированной таблицы как связанного изображения в Word

Если вам нравится гибкость управления изображениями в Word, но вы по-прежнему хотите, чтобы таблица была связана с исходным файлом Excel, вы также можете это сделать.

Предположим, у вас есть таблица в Excel, как показано ниже:

Ниже приведены шаги, чтобы скопировать эту таблицу и вставить ее как связанное изображение в MS Word:

  • Выберите таблицу в Excel
  • Щелкните правой кнопкой мыши, а затем нажмите Копировать (или используйте сочетание клавиш Control + C).
  • Откройте документ Word, в который вы хотите вставить эти данные.
  • Поместите курсор туда, где вы хотите, чтобы эти данные в документе Word
  • Перейдите на вкладку «Главная» в Word и нажмите «Специальная вставка».

  • В диалоговом окне «Специальная вставка» выберите параметр «Вставить ссылку».

  • Выберите «Изображение» из перечисленных вариантов.

  • Нажмите ОК.

Вышеупомянутые шаги снова дадут вам изображение, которое вы можете легко изменить размер и формат.

Но поскольку это связано с исходной таблицей в Excel, если вы внесете какие-либо изменения в исходную таблицу, они также будут отражены в изображении.

Кроме того, помните, что, поскольку это изображение связано с исходными данными, если вы планируете поделиться этим документом Word с кем-то еще, вы также должны предоставить общий доступ к файлу Excel (если вы хотите, чтобы ссылка оставалась как есть).

Если файл Excel недоступен или имя изменено, изображение будет таким же, как и любое другое обычное изображение.

Вот некоторые из способов, которыми вы можете скопировать таблицу для Excel и вставить ее в Word. В большинстве случаев я предпочитаю копировать и вставлять таблицы Excel в виде изображений, так как ими легче управлять. В некоторых случаях я также предпочитаю метод встраивания, который позволяет мне открывать файл Excel из самого Word.

Надеюсь, вы нашли этот урок полезным!

Как скопировать таблицу Excel в MS Word (4 простых способа)