Проверка орфографии в Excel часто игнорируется, поскольку пользователи Excel часто работают с числами, а не с текстом. Но это по-прежнему одна из важных проверок, которую необходимо провести.
По сравнению с MS Word или PowerPoint, где вы можете визуально увидеть красное подчеркивание под словом с ошибкой, в Excel ничего подобного не происходит.
Представьте себе ужасную орфографическую ошибку, которая выскакивает из вашего рабочего листа, когда вы отправляете его своему клиенту. Независимо от того, сколько тяжелой работы вы вкладываете в обработку и анализ данных, все ваше доверие пропадает.
Ну — больше НЕ.
В этом руководстве я покажу вам, как использовать проверку орфографии в Excel и как вы можете максимизировать свои усилия с помощью доступных вам опций.
Где найти проверку орфографии в Excel
Вы можете найти опцию проверки орфографии на вкладке обзора на ленте в Excel.
Когда вы нажимаете на опцию «Орфография» на вкладке «Обзор», открывается диалоговое окно «Проверка орфографии».
Сочетание клавиш для запуска проверки орфографии в Excel
Вы также можете использовать сочетание клавиш F7 для запуска проверки орфографии в Excel. Чтобы использовать это, активируйте рабочий лист, на котором вы хотите запустить проверку орфографии, выберите ячейку / диапазон ячеек и нажмите F7 на клавиатуре.
Как работает проверка орфографии в Excel
Важно знать, как работает проверка орфографии в Excel.
Если вы выберете ячейку A1, она пройдет через все ячейки в первой строке, затем перейдет ко второй строке и проверит все ячейки во второй строке (слева направо), а затем перейдет к третьей строке и так далее. Если он определяет ячейку с орфографической ошибкой, он отображает диалоговое окно «Правописание».
Если вы выберете ячейку в другом месте на листе, скажем, B3, она пройдет через ячейки справа, а затем в строку под ней. Когда это будет сделано с проверкой всех ячеек после B3, отобразится запрос, который спрашивает пользователя, хочет ли он продолжить проверку в начале листа. Что-то вроде того, что показано ниже:
Если пользователь выбирает Да, он возвращается и проверяет оставшиеся ячейки (в нашем примере это от A1 до B2).
Чтобы лучше понять, взгляните на этот пример ниже (затененные ячейки — это те, у которых есть орфографическая ошибка):
Как показано, когда мы начинаем проверку орфографии с A1, она завершает проверку орфографии для всех ячеек. Но когда мы начинаем с ячейки B3, он проверяет все ячейки из B3, а затем спрашивает пользователя, хочет ли он продолжить проверку с самого начала.
Общие сведения о диалоговом окне проверки орфографии
Всякий раз, когда вы запускаете проверку орфографии в Excel и обнаруживаете ошибку, отображается диалоговое окно проверки орфографии (как показано ниже):
Давайте быстро разберемся с различными вариантами, доступными в диалоговом окне проверки орфографии:
- Игнорировать один раз: Если проверка орфографии обнаруживает слово, которое определяет как ошибку, но вы хотите сохранить его таким, вы можете нажать «Игнорировать один раз». Это один раз проигнорирует эту ошибку.
- Не обращай внимания: Если Excel определяет слово как ошибку, но вы хотите сохранить все экземпляры этого слова (как есть), нажмите «Игнорировать все».
- Добавить в словарь: Если Excel помечает слово как ошибку, но это правильное слово (возможно, это имя или аббревиатура, которые вы используете в своей компании), вы можете добавить его в словарь. Когда такое слово помечается как ошибка, и вы нажимаете «Добавить в словарь», Excel делает его частью допустимых слов и больше не помечает его. Обратите внимание, что это слово теперь является частью словаря Excel и никогда не будет помечено ни в одной из книг.
- Изменять: Когда Excel выделяет ошибку, он также показывает некоторые предложения (например, он предлагает Good вместо Goood). Таких предложений может быть одно или несколько. Выберите предложение, которое вы хотите использовать, и нажмите «Изменить», чтобы применить его.
- Изменить все: Если вы нажмете на эту кнопку, это изменит все вхождения слова с ошибкой с выбранным предложением.
- Автозамена: Опция автозамены Excel заменит слово с ошибкой выбранным предложением, а также добавит его в список автозамены. Это означает, что в следующий раз, когда вы введете то же слово с ошибкой, Excel автоматически преобразует его в предложенное вами слово.
- Язык словаря: Вы можете изменить язык словаря, используя это раскрывающееся меню.
Вот некоторые настройки по умолчанию для проверки орфографии в Excel:
- Он игнорирует слова, написанные в верхнем регистре. Например, если у вас есть слово HELLOOO, оно не будет помечено как ошибка.
- Он игнорирует слова, содержащие числа. Например, если у вас есть слово Hello123, оно не будет помечено как ошибка.
- Он игнорирует интернет-адреса и адреса файлов.
- Он НЕ игнорирует повторяющиеся слова. Например, если у вас есть текст — Здравствуйте, как дела? — тогда дополнительные сообщения будут отмечены как ошибка.
Вы можете изменить эти настройки по умолчанию, нажав кнопку «Option» в диалоговом окне проверки орфографии. Откроется диалоговое окно «Параметры», в котором вы можете внести необходимые изменения.
Надеюсь, вы нашли этот урок полезным. Сообщите мне свои мысли, оставив комментарий ниже.
