Как вставлять / удалять комментарии в Excel (включая ярлыки)

Комментарии очень полезны, когда вы хотите добавить некоторую информацию о ячейке / точке данных без изменения содержимого ячейки.

Я часто использую их, когда использую формулы, и мне нужно указать, что делает формула и что означает значение ячейки. Если вы сотрудничаете с другими, вы также можете добавлять комментарии для справки.

В этом руководстве я покажу вам все, что вам нужно знать о комментариях, в том числе о том, как вставлять комментарии в Excel, как редактировать / удалять комментарии, как удалять комментарии со всего листа или книги и т. Д.

Но прежде чем я продолжу и покажу вам, как вставлять комментарии в Excel (или удалять / редактировать комментарии), вам нужно знать кое-что важное.

В Office-365 у Microsoft есть переименовал функцию комментариев в Notes. Итак, традиционные комментарии, которые вы знаете (тот, который показывает желтую рамку и маленький красный треугольник в ячейке вверху справа) теперь называются примечаниями. А комментарии теперь относятся к новой функции, которая позволяет создавать цепочки бесед. Вот статья о разнице между заметками и комментариями

Нижняя граница — Если вы НЕ используете Office 365, вам не о чем беспокоиться, и комментарий останется неизменным. Если вы используете Office 365, комментарии теперь называются заметками.

Как вставить комментарии в Excel (ярлык)

Если вы хотите вставить комментарий в ячейку в Excel, вы можете использовать следующую комбинацию клавиш:
SHIFT + F2 в Windows
и
Command + F2 в Mac
Вот как использовать этот ярлык для вставки комментария:

1. Выберите ячейку, в которую вы хотите вставить комментарий
2. Удерживайте клавишу Shift (или клавишу Command при использовании Mac)
3. Нажмите клавишу F2

Вышеупомянутые шаги мгновенно добавят комментарий к выбранной ячейке.

Теперь вы можете ввести любой текст, который хотите в комментарии, а затем нажать клавишу Escape или щелкнуть в любом месте листа, чтобы сохранить этот комментарий в ячейке.

Если вы выберете диапазон ячеек и воспользуетесь указанным выше ярлыком, он вставит комментарий только в активную ячейку.

Если вы не предпочитаете метод быстрого доступа, ниже представлен еще один способ добавления комментария:

1. Щелкните правой кнопкой мыши ячейку, в которую вы хотите добавить комментарий
2. Нажмите «Новый комментарий» (или «Новая заметка», если вы используете Office 365).

Показать все комментарии / заметки

Если вы хотите, чтобы все комментарии расширялись и отображался текст в нем, вы можете легко сделать это одним щелчком мыши:

1. Перейдите на вкладку «Обзор»
2. В группе «Комментарии» нажмите «Показать все комментарии».

Это мгновенно отобразит все комментарии на листе.

Это работает как кнопка переключения. Поэтому, если вы нажмете на него еще раз, он скроет все комментарии на листе.

Если вы используете Office 365, вам нужно выбрать параметр «Заметки», а затем нажать «Показать все заметки».

Навигация по комментариям (предыдущий / следующий)

Если вы хотите просмотреть каждый комментарий один за другим, вы тоже можете это сделать. Это может быть полезно, если у вас много комментариев и вы хотите убедиться, что не пропустите ни одного, просматривая эти комментарии.

Ниже приведены шаги, чтобы просмотреть комментарии один за другим:

1. Перейдите на вкладку «Обзор».
2. В группе «Комментарии» нажмите «Далее», чтобы перейти к следующему комментарию (и «Предыдущий», чтобы перейти к предыдущему комментарию).

Когда вы просматриваете эти комментарии, будет отображаться только активный комментарий. Остальное будет скрыто. Когда вы нажимаете «Далее», вы переходите к следующему комментарию и скрываете все остальные комментарии.

Если вы используете Office 365 (где комментарии теперь называются заметками), вам нужно перейти на вкладку «Рецензирование», затем выбрать параметр «Примечания», а затем выбрать параметры «Следующее / Предыдущее примечание». Это было немного затруднительно, если вам приходится часто использовать эту опцию (так как теперь она требует больше щелчков). Один из способов справиться с этим — добавить параметр «Следующее / Предыдущее примечание» в QAT (этот параметр появляется, когда вы щелкаете правой кнопкой мыши на параметрах «Следующее / Предыдущее примечание»).

Копировать комментарии

Когда вы выполняете простую копипасту, она копирует все, включая значения, формулы, форматирование и комментарии. Поэтому, если вы хотите скопировать и вставить все, все, что вам нужно, это обычные Ctrl-C и Ctrl-V.

Но что, если вам нужно скопировать только комментарии (и ничего больше).

Excel позволяет сделать это с помощью параметров «Специальная вставка».

Ниже приведены инструкции по копированию и вставке комментариев только в Excel:

1. Выделите все ячейки с комментариями, которые вы хотите скопировать.
2. Щелкните правой кнопкой мыши любую ячейку в выделенном фрагменте, а затем нажмите «Копировать» (или используйте сочетание клавиш Ctrl + C).
3. Перейдите в ячейку, в которую вы хотите вставить комментарии.
4. Щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Специальная вставка».
5. В диалоговом окне «Специальная вставка» нажмите «Комментарии» (это будет «Комментарии и заметки», если вы используете Office 365).
6. Нажмите ОК.

Приведенные выше шаги будут вставлять только комментарии, а не значения / форматирование / формулы.

Это может быть полезно, когда у вас есть две версии одного файла с разными комментариями. Вы можете скопировать и вставить все комментарии в последней версии, чтобы все было в одном месте.

Удалить комментарии

Есть разные методы, которые вы можете использовать для удаления комментариев в Excel. Выбранный вами метод будет зависеть от того, какие комментарии вы хотите удалить.

Например, если вы хотите удалить комментарии только в выделенном фрагменте или со всего листа, вы можете использовать простой способ — ярлык или параметр на ленте.

Но если вы хотите удалить комментарии со всех листов за один раз, вам нужно использовать VBA.

Давайте посмотрим на оба этих сценария.

Удалить комментарии из выбранного диапазона или всего рабочего листа

Это просто.

Чтобы удалить все комментарии в выделенном фрагменте, выполните следующие действия:

1. Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте выделения
2. Нажмите «Удалить комментарий» (или «Удалить заметку», если вы используете Office 365).

Если вы хотите удалить комментарии со всего листа, выполните следующие действия:

1. Щелкните серый треугольник в верхнем левом углу приложения Excel. Это выберет весь рабочий лист (или вы можете использовать Ctrl + A + A)
2. Перейдите на вкладку «Главная»
3. В группе редактирования нажмите Очистить
4. Нажмите Очистить комментарии

Вышеупомянутые шаги удалят все комментарии на листе.

Обратите внимание: когда вы выбираете весь лист и затем щелкаете правой кнопкой мыши любую ячейку, у вас не будет возможности удалить все комментарии (или заметки).

Удаление комментариев со всех листов за один раз

Удаление комментариев из всей книги немного сложно. Вы можете перейти к каждому листу и удалить все комментарии на каждом листе, но это может стать утомительным, если у вас много листов в книге.

В этом случае простой код VBA может сделать всю тяжелую работу.

Ниже приведен код, который перейдет к каждому листу в книге и удалит комментарии со всего листа:
Для каждого ws в листах: ws.cells.ClearComments: Next ws
В приведенном выше коде используется цикл For Each Next для просмотра каждого листа в книге. И для каждого листа он использует метод ClearComments, чтобы удалить все комментарии за один раз.

Поскольку Microsoft переименовала комментарии в заметки в Office 365, в будущем указанный выше код может удалять комментарии (новая функция в O365), и вам, возможно, придется использовать приведенный ниже код для удаления заметок (комментарии в предыдущих версиях)
Для каждого ws в Worksheets: ws.cells.ClearNotes: Next ws
На данный момент оба этих кода работают и удаляют комментарии из указанных ячеек.

Теперь позвольте мне показать вам, как использовать этот код.

1. Щелкните правой кнопкой мыши любую вкладку листа
2. Щелкните Просмотреть код. Это откроет редактор VB (вы также можете открыть сочетание клавиш ALT + F11)
3. В редакторе VB, если вы не видите немедленное окно, выберите в меню пункт «Просмотр», а затем нажмите «Немедленное окно».
4. Скопируйте и вставьте приведенный выше код макроса VBA в ближайшее окно.
5. Поместите курсор в конец строки в непосредственном окне
6. Нажмите клавишу Enter

Вышеупомянутые шаги удалят все комментарии во всей книге.

Скопируйте все комментарии на отдельном листе

Было бы здорово иметь список всех комментариев и всего текста в каждом комментарии в виде списка на листе. Это упростит просмотр комментариев один за другим (вместо навигации и перехода по ячейкам на листе).

Хотя это невозможно сделать с помощью встроенной функции, вы можете сделать это с помощью VBA.

Вот подробное руководство, в котором показано, как получить список всех комментариев на отдельном листе.

Преобразование заметок в комментарии (только для Office 365)

Эта функция доступна только пользователям Office 365.

Поскольку сейчас есть два типа комментариев — комментарии и заметки, это позволяет вам заменять заметки на комментарии (а не наоборот).

Поэтому, если у вас есть традиционные комментарии (теперь они называются заметками в O365), вы можете легко преобразовать их в комментарии, выполнив следующие действия:

1. Перейдите на вкладку «Обзор».
2. Нажмите на опцию Notes
3. Нажмите «Преобразовать в комментарии».
4. В открывшемся диалоговом окне нажмите «Преобразовать все заметки».

Вышеупомянутые шаги превратят все комментарии в заметки.

Обратите внимание, что если у вас есть какие-либо форматирования или изображения в комментариях, они будут удалены автоматически.

Кроме того, вы не можете преобразовать некоторые заметки в комментарии и оставить другие как есть. Вышеупомянутые шаги превратят все примечания в комментарии на всем листе.

Это все, что нужно знать о вставке и удалении комментариев в Excel.

Надеюсь, вы нашли этот урок полезным!