Excel — отличный инструмент, который можно использовать для ввода данных, в качестве базы данных, а также для анализа данных и создания информационных панелей и отчетов.

Хотя большинство встроенных функций и настроек по умолчанию предназначены для того, чтобы быть полезными и экономить время пользователей, иногда вам может потребоваться немного изменить ситуацию.

Преобразование чисел в текст — один из таких сценариев.

В этом уроке я покажу вам несколько простых способов быстрого преобразования чисел в текст в Excel .

Зачем преобразовывать числа в текст в Excel?

При работе с числами в Excel лучше всего использовать их только как числа. Но в некоторых случаях наличие номера может стать проблемой.

Давайте рассмотрим несколько сценариев, в которых наличие чисел создает проблемы для пользователей.

Сохранение ведущих нулей

Например, если вы введете 001 в ячейку в Excel, вы заметите, что Excel автоматически удаляет ведущие нули (поскольку считает, что они не нужны).

Хотя в большинстве случаев это не проблема (поскольку вы не стали бы начинать нули), в случае, если они вам действительно нужны, одно из решений — преобразовать эти числа в текст.

Таким образом, вы получите именно то, что вводите.

Один из распространенных сценариев, когда вам это может понадобиться, — это когда вы работаете с большими числами, такими как SSN или идентификаторы сотрудников с ведущими нулями.

Ввод больших числовых значений

Знаете ли вы, что в Excel можно ввести только числовое значение, состоящее из 15 цифр? Если вы введете 16-значное число, оно изменит 16-ю цифру на 0.

Поэтому, если вы работаете с SSN, номерами счетов или любым другим типом больших чисел, существует вероятность, что ваши входные данные автоматически изменяются Excel.

И что еще хуже, вы не получаете никаких подсказок или ошибок. Он просто меняет цифры на 0 после 15-й цифры.

Опять же, об этом позаботятся, если преобразовать число в текст.

Преобразование чисел в даты

Это порадовало многих (в том числе и меня).

Попробуйте ввести 01-01 в Excel, и он автоматически изменит его на дату (01 января текущего года).

Поэтому, если вы введете что-либо, что является допустимым форматом даты в Excel, оно будет преобразовано в дату.

Многие люди обращаются ко мне по этому поводу, поскольку они хотят вводить оценки в Excel в этом формате, но в конечном итоге разочаровываются, когда вместо этого видят даты. Опять же, изменение формата ячейки с числа на текст поможет сохранить оценки как есть.

Теперь давайте продолжим и рассмотрим некоторые методы, которые вы можете использовать для преобразования чисел в текст в Excel.

Преобразование чисел в текст в Excel

В этом разделе я расскажу о четырех различных способах преобразования чисел в текст в Excel.

Не все эти методы одинаковы, и некоторые из них могут быть более подходящими, чем другие, в зависимости от вашей ситуации.

Итак, приступим!

Добавление апострофа

Если вы вручную вводите данные в Excel и не хотите, чтобы ваши числа автоматически меняли формат, вот простой трюк:

Добавьте апостроф (‘) перед числом

Поэтому, если вы хотите ввести 001, введите «001» (где перед числом стоит апостроф).

И не волнуйтесь, в ячейке не видно апострофа. Вы увидите только номер.

Когда вы добавляете апостроф перед числом, он превращается в текст, а также добавляется небольшой зеленый треугольник в верхней левой части ячейки (как показано на рисунке). Это способ Exel сообщить вам, что в ячейке есть число, преобразованное в текст.

Когда вы добавляете апостроф перед числом, он сообщает Excel, что все последующее следует рассматривать как текст.

Быстрый способ визуально проверить, отформатированы ли ячейки как текст или нет, — это увидеть, выровнены ли числа слева направо. Когда числа отформатированы как текст, они по умолчанию выравниваются по правому краю (так как они идут влево).

Добавление апострофа изменяет выравнивание ячеек влево

Даже если вы добавите апостроф перед числом в ячейке в Excel, вы все равно можете использовать их как числа в вычислениях.

Точно так же, если вы хотите ввести 01-01, добавление апострофа гарантирует, что он не изменится на дату.

Хотя этот метод работает во всех случаях, он полезен только в том случае, если вы вручную вводите несколько чисел в Excel. Если вы вводите много данных в определенный диапазон строк / столбцов, используйте следующий метод.

Преобразование формата ячейки в текст

Другой способ убедиться, что любая числовая запись в Excel считается текстовым значением, — это изменить формат ячейки.

Таким образом, вам не нужно беспокоиться о вводе апострофа каждый раз, когда вы вводите данные вручную.

Вы можете продолжить ввод данных, как обычно, и Excel позаботится о том, чтобы ваши числа не изменились.

Вот как это сделать:

  • Выберите диапазон или строки / столбец, в который вы будете вводить данные.
  • Перейдите на вкладку «Главная»

  • В группе «Число» щелкните раскрывающееся меню «Формат».

  • Выберите текст из появившихся опций.

Вышеупомянутые шаги изменили бы форматирование ячеек по умолчанию с общего на текстовое.

Теперь, если вы введете в эти ячейки любое число или любую текстовую строку, она автоматически будет считаться текстовой строкой.

Это означает, что Excel не будет автоматически изменять вводимый вами текст (например, усекать начальные нули или преобразовывать введенные числа в даты).

В этом примере, хотя я сначала изменил форматирование ячеек перед вводом данных, вы также можете сделать это с ячейками, в которых уже есть данные.

Но помните, что если вы уже ввели числа, которые были изменены в Excel (например, удалили ведущие нули или заменили текст датами), это не вернется. Вам придется снова ввести эти данные.

Также имейте в виду, что форматирование ячеек может измениться, если вы скопируете и вставите в эти ячейки некоторые данные. При обычном копипасте он также копировал форматирование из скопированных ячеек. Так что лучше копировать и вставлять только значения.

Использование функции TEXT

В Excel есть встроенная функция TEXT, которая предназначена для преобразования числового значения в текстовое значение (где вы должны указать формат текста, в котором вы хотите получить окончательный результат).

Этот метод полезен, когда у вас уже есть набор чисел и вы хотите показать их в более удобочитаемом формате или если вы хотите добавить текст в качестве суффикса или префикса к этим числам.

Предположим, у вас есть набор чисел, как показано ниже, и вы хотите показать все эти числа в виде пятизначных значений (что означает добавление начальных нулей к числам, длина которых меньше 5 цифр).

Хотя Excel удаляет все начальные нули в числах, вы можете использовать приведенную ниже формулу, чтобы получить это:

= TEXT (A2; «00000»)

В приведенной выше формуле я использовал «00000» в качестве второго аргумента, который сообщает формуле желаемый формат вывода. В этом примере 00000 будет означать, что мне нужно, чтобы все числа были как минимум пятизначными.

Вы можете сделать гораздо больше с помощью функции TEXT — например, добавить символ валюты, добавить префикс или суффикс к числам или изменить формат, чтобы он содержал запятую или десятичные дроби.

Использование этого метода может быть полезно, если у вас уже есть данные в Excel и вы хотите отформатировать их определенным образом.

Это также может быть полезно для экономии времени при ручном вводе данных, когда вы можете быстро ввести данные, а затем использовать функцию TEXT, чтобы получить их в желаемом формате.

Использование текста в столбцы

Еще один быстрый способ преобразования чисел в текст в Excel — использование мастера Text to Columns (Текст в столбцы).

Хотя цель Text to Columns — разбить данные на несколько столбцов, у него есть настройка, которая также позволяет нам быстро выбирать диапазон ячеек и преобразовывать все числа в текст с помощью нескольких щелчков мышью.

Предположим, у вас есть набор данных, показанный ниже, и вы хотите преобразовать все числа в столбце A в текст.

Ниже приведены шаги для этого:

  • Выберите числа в столбце A
  • Перейдите на вкладку «Данные».

  • Щелкните значок «Текст в столбцы» на ленте. Это откроет мастер текста в столбцы, это откроет мастер текста в столбцы

  • На шаге 1 из 3 нажмите кнопку Далее.
  • На шаге 2 из 3 нажмите кнопку Далее.
  • На шаге 3 из 3 в разделе «Формат данных столбца» выберите Текст.

  • Нажмите Готово

Вышеупомянутые шаги мгновенно преобразовали бы все эти числа в столбце A в текст. Вы заметили, что числа теперь будут выровнены по правому краю (что означает, что содержимое ячейки является текстом).  

В верхней левой части ячейки также будет небольшой зеленый треугольник, с помощью которого Excel сообщает вам, что есть числа, которые хранятся в виде текста.

Итак, это четыре простых способа, которые вы можете использовать для быстрого преобразования чисел в текст в Excel .

Если вам нужно это только для нескольких ячеек, в которые вы будете вводить данные вручную, я предлагаю вам использовать метод апострофа. Если вам нужно ввести данные для более чем нескольких ячеек, вы можете попробовать изменить формат ячеек с общего на текстовый.

А если у вас уже есть числа в Excel и вы хотите преобразовать их в текст, вы можете использовать метод формулы TEXT или метод текста в столбцы, который я рассмотрел в этом руководстве.

Надеюсь, вы нашли этот урок полезным.

Как преобразовать числа в текст в Excel — 4 простых способа