Как распечатать лист Excel на одной странице (по размеру одной страницы)

Если вы часто печатаете свои данные / работу в Excel, я уверен, что вы столкнулись с проблемой, когда он печатает несколько страниц вместо одной.

Иногда бывает так неприятно, что новая страница печатается только для того, чтобы уместить несколько дополнительных строк данных (что также приводит к потере бумаги).

Есть несколько простых методов, которые вы можете использовать, чтобы убедиться, что ваши данные Excel напечатаны на одной странице (или на меньшем количестве страниц, если вы печатаете большой отчет).

В этом руководстве по Excel я поделюсь некоторыми методами, которые вы можете использовать для распечатать лист Excel на одной странице. Вы можете использовать комбинацию этих методов, чтобы получить лучший результат.

Итак, приступим!

Проверить, сколько страниц будет напечатано (предварительный просмотр)

Прежде чем приступить к оптимизации настроек для печати работы Excel на одном листе, лучше всего проверить текущее состояние с помощью предварительного просмотра.

Не волнуйся! Для этого не нужно ничего печатать. Вы можете просто проверить, как будет выглядеть напечатанная работа и сколько листов будет напечатано.

Это позволяет вам понять, что вы можете изменить, чтобы убедиться, что вы используете минимальное количество бумаги, сохраняя при этом красивый и разборчивый распечатанный отчет.

Ниже приведены шаги по использованию предварительного просмотра, чтобы увидеть, как будет выглядеть окончательное задание на печать:

1. Перейдите на вкладку Файл.
2. Щелкните параметр печати

Или вы можете использовать сочетание клавиш Ctrl + P (Command + P при использовании Mac)

Это откроет страницу предварительного просмотра печати, где вы сможете увидеть, сколько страниц будет напечатано и что будет напечатано на каждой странице.

Вы можете использовать клавиши со стрелками для перехода к следующей / предыдущей странице в режиме предварительного просмотра печати.

Способы размещения и печати листа Excel на одной странице

Теперь давайте посмотрим, какие методы вы можете использовать, чтобы уместить все данные в листе на одной странице, а затем распечатать отчет на одной странице (или меньшем количестве страниц).

Отрегулируйте ширину столбца (или высоту строки)

Во многих случаях столбцы не должны быть слишком широкими.

А поскольку это прямой фактор, определяющий, сколько данных печатается на одной странице, вы можете сэкономить много бумаги, просто уменьшив ширину столбца.

Но тогда как узнать, достаточно вы сделали или нет? Как узнать, насколько нужно уменьшить ширину столбца, чтобы все уместилось на одной странице?

Чтобы упростить эту задачу, вы можете использовать Просмотр макета страницы в Excel — который показывает в режиме реального времени, сколько данных будет напечатано на каждой странице вашего отчета.

Ниже приведены инструкции по переходу в режим макета страницы и последующему уменьшению ширины столбца:

1. Щелкните вкладку «Просмотр» на ленте.
2. В группе «Просмотры книги» выберите параметр «Макет страницы». Это изменит способ отображения данных (и вы увидите шкалы вверху и слева от листа).
3. Уменьшите ширину столбца, чтобы уместить данные на одной странице. Для этого поместите курсор на край курсора заголовка столбца, размер которого вы хотите уменьшить. Затем щелкните и перетащите.

Когда у вас есть все данные на одной странице, вы можете печатать ее.

В некоторых случаях вы можете обнаружить, что данные в ячейке обрезаются и не отображаются полностью. Это часто случается, когда вы меняете ширину столбца. Вы можете исправить это, включив параметр Перенос текста в Excel.

Чтобы вернуться к обычному виду (и выйти из режима макета страницы), нажмите вкладку «Просмотр», а затем нажмите «Обычный».

Изменить масштаб (уместить все строки / столбцы на одной странице)

В Excel есть встроенная опция, позволяющая масштабировать лист таким образом, чтобы на одной странице поместилось больше строк / столбцов.

Когда вы это делаете, он просто масштабирует все, чтобы уместить все столбцы или строки на одной странице.

Предположим, у вас есть лист, на котором столбцы переходят на следующий лист при печати.

Ниже приведены шаги по уменьшению масштаба листа во время печати:

1. Перейдите на вкладку Файл.
2. Нажмите на Печать (или воспользуйтесь сочетанием клавиш — Ctrl + P)
3. В окне «Печать» выберите параметр «Масштабирование» (последний параметр слева).
4. Щелкните любой из вариантов:
   • По размеру листа на одной странице
   • Ели все столбцы на одной странице
   • Уместить все строки на одной странице

Приведенные выше шаги позволят масштабировать лист по размеру страницы (в зависимости от того, какие параметры вы выбрали). Вы также сможете увидеть, как данные будут выглядеть в предварительном просмотре листа справа.

Параметр «Уместить лист на одной странице» подходит, когда у вас есть только несколько строк / столбцов, которые перекрывают друг друга. Если их много, использование этой опции может сделать печатаемые данные слишком маленькими для чтения.

Это не влияет на данные рабочего листа. Он масштабирует данные только для печати.

Скрыть или удалить строки / столбцы

Еще один умный способ разместить все на одной странице при печати — скрыть ненужные столбцы или строки.

У вас всегда есть возможность сделать их снова видимыми, если они вам понадобятся позже, но скрытие их во время печати гарантирует, что вы оптимизируете пространство и используете меньше страниц для печати.

Чтобы скрыть строку / столбец, просто выберите их, щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Скрыть».

Опять же, лучше сначала перейти в режим макета страницы, а затем сделать это. Это гарантирует, что вы можете видеть, сколько строк / столбцов вам нужно скрыть, чтобы уместить все данные на одной странице в Excel.

А вот шаги, чтобы показать строки / столбцы в Excel.

Изменить ориентацию страницы

Если у вас больше столбцов и строк, имеет смысл изменить ориентацию страницы во время печати.

В Excel есть две ориентации;

• Книжная (по умолчанию в Excel) — печатается больше строк, чем столбцов.
• Альбомная: печатается больше столбцов, чем строк.

Если у вас больше столбцов, чем строк (как показано ниже), вы можете изменить ориентацию страницы на Альбомную, чтобы ваши данные уместились и были напечатаны на одной странице.

Ниже приведены шаги по изменению ориентации страницы в Excel:

1. Перейдите на вкладку «Макет страницы».
2. В группе Параметры страницы щелкните средство запуска диалогового окна. Откроется диалоговое окно «Параметры страницы».
3. Щелкните вкладку Страница в диалоговом окне (если она еще не выбрана)
4. В параметре Ориентация выберите Пейзаж.
5. Нажмите ОК.

Теперь вы можете перейти в режим предварительного просмотра и посмотреть, как будет выглядеть ваш распечатанный отчет.

Сочетание клавиш для открытия диалогового окна Параметры страницы ALT + P + S + P (нажмите эти клавиши последовательно)

Кроме того, вы также можете изменить ориентацию в окне предварительного просмотра, выбрав Альбомную ориентацию в раскрывающемся списке настроек.

Изменить поля страницы

Иногда у вас просто один или два дополнительных столбца, которые печатаются на новой странице (или несколько дополнительных строк, которые переносятся на следующую страницу).

Небольшая корректировка полей страницы может помочь вам уместить все на одной странице.

Если вам интересно, что такое поля страницы — при печати листа Excel на каждой напечатанной странице будут пробелы по краям. Это сделано специально для того, чтобы данные при печати выглядели хорошо.

У вас есть возможность уменьшить это пустое пространство (поле страницы) и разместить больше данных на одной странице.

Ниже приведены шаги по уменьшению поля страницы в Excel:

1. Перейдите на вкладку «Макет страницы».
2. В группе «Параметры страницы» нажмите «Поля».
3. Нажмите «Узкий»

Вышеупомянутые шаги уменьшат поле страницы, и вы можете увидеть некоторые дополнительные строки / столбцы, сжатые на той же странице.

Если вы хотите еще больше уменьшить поля страницы, нажмите на ленте опцию «Поля», а затем нажмите «Пользовательские поля». Откроется диалоговое окно «Параметры страницы», в котором вы можете дополнительно настроить поля.

Уменьшить размер шрифта

Еще один простой способ быстро подогнать некоторые дополнительные строки / столбцы (которые при печати сейчас выводятся на дополнительные листы) на одной странице — это уменьшить размер шрифта.

Это может позволить вам изменить размер нескольких столбцов так, чтобы они умещались на одной странице при печати.

Это может быть полезно, когда вы распечатали данные, которые обычно помещаются в приложение — что-то, что вам нужно иметь, но никто не читает и не заботится об этом.

Печатать только выбранные данные (или установить область печати)

Иногда у вас может быть большой набор данных, но вы не хотите распечатывать его полностью. Возможно, вы хотите распечатать только выбранные данные.

Если это разовая вещь, когда вы хотите быстро распечатать выбранные данные на листе, вы можете сделать это, используя следующий шаг:

1. Выберите данные, которые хотите распечатать
2. Перейдите на вкладку Файл.
3. Нажмите на Печать (или воспользуйтесь сочетанием клавиш — Ctrl + P)
4. На появившемся экране печати нажмите на первый вариант в настройках.
5. Нажмите на опцию Print Selection. Вы заметите, что предварительный просмотр также изменится, чтобы показать вам только ту часть, которая будет напечатана.
6. Щелкните Печать.

Вышеупомянутые шаги будут печатать только выбранный набор данных.

Обратите внимание, что если вы выбрали набор данных, который не помещается в один лист при печати, он будет напечатан на нескольких листах. Однако вы можете изменить масштаб на «По размеру листа на одной странице», чтобы распечатать выделенный фрагмент на одной странице.

Вышеупомянутый метод хорош, когда вам нужно время от времени печатать выбранные данные.

Но вам нужно распечатать один и тот же фрагмент с нескольких листов, лучше задать область печати. После установки Excel будет рассматривать эту область печати как часть, предназначенную для печати, и игнорировать другие данные на листе.

Ниже приведены шаги по настройке области печати в Excel:

1. Выберите данные, которые вы хотите установить в качестве области печати
2. Перейдите на вкладку «Макет страницы».
3. В группе Параметры страницы щелкните параметр Область печати.
4. Нажмите Установить область печати.

Вот и все!

Теперь, когда вы пытаетесь распечатать рабочий лист, будет напечатана только область печати (и только она будет отображаться в предварительном просмотре).

[Бонус] Добавить разрывы страниц

Если у вас большой набор данных. очевидно, что его нельзя уместить на одной странице, и для печати всех этих данных потребуется несколько страниц.

Вы можете добавить разрывы страниц в Excel, чтобы сообщить Excel, где прекратить печать на текущей странице, а остальное перенести на следующую страницу.

Ниже приведены шаги по добавлению разрывов страниц в Excel:

1. Выберите ячейку, в которую вы хотите вставить разрыв страницы. Начиная с этой ячейки, все будет напечатано на следующей странице.
2. Перейдите на вкладку «Макет страницы».
3. В группе «Параметры страницы» выберите параметр «Разрывы».
4. Нажмите «Вставить разрывы страниц».

Вышеупомянутые шаги добавят разрыв страницы, и все, что до разрыва страницы, будет напечатано на одном листе, а остальные данные — на других листах.

Обратите внимание: если вы установили область печати, она будет иметь приоритет над разрывами страниц.

Итак, это различные методы, которые вы можете использовать, чтобы уместить данные на одной странице и распечатать электронную таблицу Excel на одной странице. В случаях, когда у вас много данных, возможно, нет смысла печатать их на одной странице, но вы все равно можете использовать вышеуказанные методы, чтобы минимизировать использование бумаги и уместить те же данные на меньшее количество страниц.

Надеюсь, вы нашли этот урок полезным.